O controle do recebimento e a expedição de produtos é um dos principais desafios operacionais em todas as cadeias de distribuição.
O papel desse processo logístico é altamente estratégico, uma vez que erros nessa etapa afetam diretamente a satisfação do cliente e, consequentemente, os lucros do negócio.
Desgastes com entregas equivocadas, avarias, perdas e o aumento no volume de trocas e devoluções são exemplos de problemas comuns que ocorrem por deslizes identificados desde a separação até o envio de um pedido. Como resultado, a empresa tem que lidar com retrabalho, perda de tempo e prejuízo financeiro.
A boa notícia é que é possível contornar essas questões e aprimorar os processos de distribuição das mercadorias. Basta fazer uma avaliação crítica de como essas operações acontecem atualmente e investir em planejamento, organização e, sobretudo, boas práticas que vão ajudar gestores a corrigir as falhas e preveni-las no futuro.
Neste artigo, você vai conhecer cinco dos principais erros de expedição e como evitar que eles aconteçam na sua empresa. Aproveite a leitura e fique bem informado!
1. Não gerar uma picking list
A atividade de picking, que cuida da separação e preparação de pedidos, é uma das mais complexas que acontecem em um armazém ou centro de distribuição. Por conta disso, existem vários erros corriqueiros que comprometem essa operação e seus resultados, como:
- separação de produtos incorretos ou na quantidade errada;
- troca de dados;
- descuidos em relação à data de vencimento de um artigo;
- perda ou esquecimento de itens;
- entre outros.
A picking list é, como o nome indica, uma listagem sobre os pedidos que precisam ser separados, emitida por sistemas como o ERP (Enterprise Resource Planning).
Criar o hábito de imprimi-la contribui muito para reduzir erros no processamento das coletas das encomendas e ganhar tempo. Em geral, esse documento contém dados sobre:
- nome do produto;
- sua localização no armazém;
- descrição;
- quantidades;
- peso;
- código de barras;
- entre outros.
Gerar a picking lists é muito útil para aperfeiçoar a expedição de produtos. Por isso, é importante ter em mente que a lista deve ser enxuta. A ideia é destacar as informações essenciais para facilitar a leitura e o tempo gasto na consolidação de um pedido.
2. Não se preocupar com a embalagem
Também conhecido como packing, o processo de empacotamento dos produtos ocorre após a separação e também pode ser uma fonte de problemas se a empresa decidir não se preocupar com a qualidade da embalagem. Pacotes frágeis e em más condições podem sofrer avarias durante o transporte.
No ato da entrega, o cliente pode se surpreender negativamente ao receber um produto quebrado ou amassado. Portanto, certifique-se de acomodar os itens em caixas estruturadas, de papelão ondulado, e do tamanho adequado para cada artigo.
Colocar um objeto pequeno em uma caixa grande não é o ideal: além do desperdício, a mercadoria pode se movimentar durante o transporte e ser danificada.
Assim, é importante preencher os espaços vazios e redobrar a proteção de artigos sensíveis com papel ou plástico bolha, que amortecem impactos. As caixas também devem ser bem lacradas, etiquetadas e acompanhar a nota fiscal do produto.
Esse cuidado fará toda a diferença tanto na diminuição de falhas como na imagem que o cliente terá da empresa no momento em que receber sua encomenda.
3. Não se atentar à escolha do veículo
Assim como as embalagens, o planejamento do transporte colabora para o sucesso da expedição de produtos.
O dimensionamento da frota é um passo fundamental para que o fluxo de entregas seja atendido. Afinal, na hora de escolher o veículo adequado, é importante pensar, por exemplo:
- na capacidade de cada veículo em relação ao peso e volume da carga que será transportada;
- em driblar a ociosidade — como ter um caminhão circulando com metade do espaço ocupado —, que gera custos desnecessários;
- no número de viagens;
- na demanda média dos atendimentos da empresa;
- no planejamento de rotas;
- nas especificações técnicas necessárias para o transporte de certas mercadorias — como alimentos que precisam de refrigeração ou produtos com algum risco.
Como se pode ver, determinar a capacidade certa e o número de carros em relação ao volume de entregas é indispensável para contornar problemas, como prejuízos com a ociosidade ou a falta de veículos disponíveis.
4. Não dispor de equipamentos adequados
Um armazém com layout inteligente e a presença dos equipamentos adequados ajudam muito no controle do estoque e a evitar erros operacionais.
Estudar a melhor forma de dispor as estruturas de armazenagem e as mercadorias de acordo com o mix e o giro dos itens, períodos sazonais e outros fatores torna as rotinas de expedição de produtos eficiente e funcional.
5. Não contar com a integração de sistemas
Com a tecnologia, os processos de expedição de produtos são facilmente aprimorados. O sistema de gestão ERP, imprescindível em qualquer organização, é capaz de:
- concentrar todas as informações sobre pedidos e estoque;
- automatizar a contagem dos produtos;
- emitir documentos e notas;
- entre outros.
Uma das maiores vantagens do ERP é a possibilidade de integração. Além de concentrar todos os setores e dados da empresa em um só lugar — conectando a logística ao financeiro e a área de compras, por exemplo — ele pode ter interface com outros sistemas, como o WMS (Warehouse Management System), um sistema criado para coordenar rotinas de armazém.
O WMS tem inúmeras automatizações que promovem o controle e a precisão da gestão de distribuição, favorecendo a produtividade, redução de erros, agilidade e otimização do fluxo de entradas e saídas de mercadorias.
Entre suas principais funcionalidades, esse programa informatiza:
- agendamento de entregas — para isso, calcula o tempo e os recursos necessários para o atendimento solicitado;
- recebimento e conferência de mercadorias que chegam no armazém;
- endereçamento dos pedidos;
- separação e expedição;
- inventário;
- movimentação de pallets — com etiquetas de RFID ou códigos de barras, é possível localizar artigos com mais facilidade e rapidez;
- controle de veículos para entrega e coleta;
- armazenamento — o software planeja e orienta a equipe sobre a melhor forma de armazenar os produtos.
Erros na expedição de produtos causam uma série de problemas, como desconforto com clientes, prejuízos financeiros e perda de tempo. Logo, siga nossas dicas e observe se sua empresa precisa reduzir as falhas que mencionamos neste post. Se você conseguir rever sua estratégia e aprimorar processos, terá mais lucros e um negócio mais competitivo!
Você já identificou alguma dessas questões na sua empresa? Como faz para lidar com elas? Deixe um comentário e compartilhe suas experiências conosco!
