Fazer um bom mapeamento de processos logísticos é fundamental para todo gestor que queira se destacar na área e trazer bons resultados para sua empresa.
Como um setor cada vez mais estratégico, a logística envolve uma série de tarefas que se entrelaçam durante toda a cadeia de suprimentos. Complexa e exigente com prazos, trata-se de uma área que precisa ser gerenciada por quem tem conhecimento.
Investir em processos logísticos eficientes traz vantagens tão importantes que podem ser vistas como diferenciais competitivos, fazendo sua marca passar à frente da concorrência e conquistar a preferência dos consumidores.
Neste artigo trouxemos algumas dicas valiosas de como fazer um bom mapeamento de processos logísticos e colocar sua empresa na rota de crescimento. Continue a leitura!
O que é mapeamento de processos logísticos?
O mapeamento de processos logísticos é uma ferramenta de gerenciamento utilizada para possibilitar uma compreensão mais ampla do funcionamento das etapas do processo produtivo.
Com isso, o gestor logístico poderá assumir o controle de todos os passos importantes para que os setores da empresa estejam em perfeito movimento. O objetivo é simples: examinar cada parte, melhorar os processos já existentes ou, até mesmo, introduzir novas táticas.
Para conhecer os atuais procedimentos locais é preciso desenhar um fluxo preliminar das atividades executadas. O mapeamento de processos logístico requer que esse esboço seja feito logo de início, abrindo caminho para a padronização.
Por sua vez, a uniformização resulta de um processo modelado, em que é necessário utilizar alguma simbologia específica. Ainda que sejam apenas anotações, o que vai preparar um processo para a fase da documentação é a elaboração de um fluxograma para melhor compreensão.
Sendo assim, o mapeamento dos processos permite:
- descartar tarefas desnecessárias;
- minimizar retrabalhos ou atrasos;
- minimizar custos;
- automatizar rotinas;
- oferecer agilidade aos processos;
- controlar e monitorar;
- esclarecer os papéis no processo;
- padronizar as atividades, gerando sequenciamento e transparência nas informações;
- melhorar os serviços de entrega do produto ou serviço, e com isso, os índices de satisfação.
Como fazer o mapeamento de processos logísticos?
Acompanhando a execução dos processos
Antes de seguir para os próximos passos, a primeira coisa a ser feita é acompanhar a realização das atividades atuais, estudando seus aspectos. Nesse sentido, vale saber, principalmente:
- quais são as entradas (de informações, materiais)
- quais são as saídas
- quem fornece (setores e pessoas)
- quais são os métodos de trabalho realizados
- quem são os clientes (internos ou externos)
- quem são os parceiros (operadores logísticos e terceiros)
Junto a isso, lembre-se de que os objetivos da empresa devem ser bem definidos. A direção precisa saber, com clareza, onde se quer chegar e qual é a missão da companhia. A partir da definição dessas metas e da análise de como os processos estão funcionando, você poderá partir para o próximo passo.
Desenvolvendo o fluxograma processual
Uma vez que o líder já acompanhou de perto a execução dos processos, ele já está pronto para desenvolver o seu fluxograma. Esse tópico é um dos mais importantes e esperados durante o mapeamento. Por isso, todo cuidado é pouco. Um fluxograma incompleto pode acabar em problemas por não refletir todo o desempenho atual.
A ideia é reunir as informações coletadas e montar um sistema sequenciado, revelando todas as etapas de um processo logístico. Para isso, você poderá contar com a ajuda dos responsáveis pelas tarefas representadas. Ninguém melhor do que eles para identificar alguma falha, não é mesmo?
Estabelecendo as prioridades
Definir quais são as prioridades durante a execução das tarefas é um passo relevante. A falta de organização pode fazer com que os prazos desejados sejam atropelados, gerando a insatisfação de diversas partes.
Tanto o fluxo de trabalho quanto as metas da empresa precisam estar alinhadas às estratégias que fundamentam o negócio. Assim, aumenta-se a chance de ver resultados positivos em menos tempo.
Identificando erros
Se surgirem falhas e erros durante a execução e avaliação dos fluxogramas, fique tranquilo, isso não é anormal. Na verdade, um bom mapeamento de processos logísticos exige que você corra atrás dos pontos fracos e vulneráveis da cadeia logística. Assim, você estará mais próximo de notar qual o exato momento em que eles ocorrem.
De posse dessas informações, é hora de levantar quais são as possíveis causas para os problemas identificados. Que medidas tomar para a superação dessas falhas? Como fazer com que o processo pare de desandar? Essas perguntas precisarão ser respondidas.
Redesenhando os processos
Se você e sua equipe conseguiram perceber as falhas e oportunidades geradas, encontrando como transformá-las em soluções e melhorias, o próximo passo é redesenhar.
Ao fazer um novo desenho do mapa, você deverá apresentar como os processos ficarão com todas as transformações propostas. Essa também é uma chance para você apontar quais são as vantagens esperadas com a adoção do trabalho realizado.
Você perceberá que o setor logístico está totalmente integrado com outros departamentos da empresa, como o setor de vendas que precisa estar alinhado com as informações de estoque para não ocorrer a venda de um produto que está em falta, ou o departamento de compras que pode ser o responsável pela cotação e contratação de fretes.
Readequar um fluxograma e atualizá-lo com as mudanças necessárias é uma tarefa que exige concentração, certeza e detalhismo. Isso porque o novo desenho deverá ser o mais minucioso e certeiro possível para provar que o caminho redesenhado não é somente uma boa opção a ser seguida, mas a melhor.
Feito isso, basta reiniciar o processo e se certificar de que as atividades realizadas estão mantendo o planejamento de modo correto. Sendo assim, vale sempre lembrar-se de que a padronização, por si só, não garante a mudança na organização. Mas é preciso que ela ande de mãos dadas com o monitoramento constante.
Formalizando as instruções de trabalho
Os processos foram analisados, priorizados, redesenhados, reapresentados e acompanhados. Tudo certo, mas o trabalho não acaba por aí.
Alterações estabelecidas como permanentes precisam ser documentadas e registradas. Portanto, se todo o processo citado anteriormente seguir sem que esse tópico seja considerado, o mapeamento de processos logísticos será falho.
A documentação funciona como uma espécie de guia para a padronização. Ela ressalta a importância da gestão da informação na empresa, especificando de maneira clara o passo a passo para a execução das atividades.
Por isso, faça com que esses documentos sejam considerados oficiais, ressaltando entre todos os envolvidos a importância de seguir os métodos redefinidos.
Esperamos que você tenha notado que, mesmo sem muitos investimentos, é possível revolucionar a sua empresa gerando oportunidades, tanto internas quanto externas. A padronização gerada por meio do mapeamento proporciona diversas melhorias no trabalho e no desempenho dos processos.
Esse mapa é fundamental em qualquer empresa que preze pelo bom funcionamento do setor logístico. Por isso, mãos à obra, que os ganhos são certos!
Agora que você já sabe não só da importância, mas também como fazer um mapeamento de processos logísticos, assine nossa newsletter para receber outros conteúdos como este.
